Dal mese corrente cambia ufficialmente una delle abitudini burocratiche più radicate tra cittadini e imprese. Infatti non sarà più obbligatorio conservare, per dieci anni, le ricevute cartacee dei pagamenti effettuati con POS. Si tratta di una novità che segna un ulteriore passo verso la sburocratizzazione e l’informatizzazione dei rapporti fiscali e amministrativi

Il sistema previgente

Il cuore della riforma è contenuto nell’art. 8 del decreto approvato dal Consiglio dei Ministri il 29 gennaio scorso che introduce la digitalizzazione delle ricevute POS. Finora la prassi imponeva di custodire la ricevuta, emessa dal dispositivo elettronico di esercenti e professionisti, per un periodo pari a dieci anni in base a  contenuto dell’art. 2220 del Codice Civile che disciplina la conservazione delle scritture contabili obbligatorie, ma – nel corso del tempo – era stata estesa anche alle ricevute Pos, nonostante queste ultime non siano veri e propri documenti contabili.

La ricevuta POS, infatti, rappresenta soltanto una prova dell’avvenuto pagamento elettronico con carta. Non è uno scontrino fiscale, non è una fattura e non è necessaria ai fini della redazione del bilancio o della dichiarazione dei redditi. Proprio per questo, molte associazioni di categoria ne avevano contestato l’obbligo di conservazione, ritenendolo un aggravio burocratico non strettamente giustificato.

La nuova disciplina

Con la nuova disciplina del decreto Pnrr, questa impostazione viene superata a partire da inizio marzo. Infatti, è già disponibile nel sito web dell’Agenzia delle Entrate la funzione di abbinamento digitale, tra terminali Pos e registratori di cassa.

In pratica, il sistema aggiornato consentirà un’integrazione tra i dati dei pagamenti elettronici e quelli dei corrispettivi trasmessi telematicamente. Ciò rafforzerà la tracciabilità delle operazioni, rendendo superflua la conservazione materiale della ricevuta cartacea emessa dal Pos. Da quel momento, per dimostrare l’avvenuto pagamento, saranno sufficienti:

• la documentazione bancaria (estratti conto, movimenti carta);
• le comunicazioni inviate da banche e intermediari finanziari;
• i tracciati digitali contenenti i dati della singola operazione.

Attenzione però, la novità in oggetto riguarderà esclusivamente la ricevuta Pos, mentre resteranno pienamente obbligatori scontrini fiscali, ricevute fiscali e fatture. Il motivo è semplice: scontrino o fattura continuano a essere il documento fiscalmente rilevante, che certifica l’operazione ai fini IVA e delle imposte dirette. Mentre, come sopra accennato, la ricevuta del POS è solo la prova del mezzo di pagamento utilizzato.

L’impatto ai fini fiscali

Un punto particolarmente rilevante per i contribuenti riguarda le detrazioni fiscali nel modello 730. In molti casi, ad es. per spese sanitarie o altre spese detraibili, la norma di legge richiede che il pagamento sia effettuato con strumenti tracciabili. Fino ad oggi, per prudenza, molti contribuenti conservavano sia lo scontrino sia la ricevuta POS.

Adesso con le nuove regole del citato decreto per beneficiare della detrazione fiscale sarà sufficiente:

• conservare lo scontrino o la fattura, nei quali è già indicata la modalità di pagamento;
• poter dimostrare la tracciabilità tramite i movimenti bancari.

Di conseguenza la ricevuta POS diventerà superflua, perché la prova dell’operazione di pagamento potrà essere fornita attraverso la documentazione digitale della banca.

I pagamenti verso la Pubblica Amministrazione

Le novità all’insegna della digitalizzazione non riguarderanno soltanto i pagamenti nei negozi, ma anche quelli effettuati verso la Pubblica Amministrazione tramite canali elettronici, come il sistema pagoPA. Infatti, il decreto prevede che non sarà più obbligatorio conservare la versione cartacea della ricevuta di pagamento. Parallelamente, l’amministrazione pubblica sarà obbligata a verificare l’avvenuto versamento, consultando i propri flussi informatici o quelli della piattaforma nazionale.

L’ente non potrà più chiedere al cittadino di esibire la ricevuta cartacea per dimostrare il pagamento, neppure a fini fiscali o per il riconoscimento di una agevolazione.

Considerazioni finali

Il principio di fondo della riforma è quello di semplificare senza, però, ridurre le garanzie. Ovviamente, la tracciabilità dei pagamenti resta un requisito essenziale, soprattutto quando collegata a benefici fiscali. Tuttavia, come analizzato, la prova dell’avvenuta transazione potrà essere fornita attraverso sistemi digitali già esistenti, evitando inutili duplicazioni cartacee. Per cittadini e imprese questo vorrà dire meno faldoni da archiviare e meno documenti destinati a deteriorarsi. Al contempo sarà assicurata una maggiore coerenza tra obblighi fiscali e strumenti digitali.

In conclusione la ricevuta POS non scomparirà in sé, ma perderà il suo valore di documento da conservare obbligatoriamente. La prova del versamento di denaro si sposterà definitivamente nel mondo informatico.